Penanganan E-mail Yang Efektif

Sekarang ini, dengan pertumbuhan Internet yang cukup pesat di Indonesia dengan hadirnya facebook dan twitter dan dengan makin mudahnya koneksi internet dengan handphone kita, semua orang yang menggunakan Internet mau tidak mau harus mempunyai minimal sebuah alamat e-mail.

E-mail adalah salah satu jalan yang menghubungkan kita dengan dunia internet. Kita akan diminta akun e-mail kita jika mendaftar suatu layanan internet. Sama halnya seperti dalam dunia nyata,  kita harus ingat dan tahu dengan pasti alamat rumah kita yang dimengerti oleh pihak penyedia jasa layanan surat misalnya kantor pos dan giro dsb, jika tidak surat kita akan nyasar kemana-mana bahkan bisa jadi kembali ke asal pengirimnya.

Di dunia maya, kita juga harus ingat dengan jelas alamat surat/e-mail beserta kata sandi/password yang sudah kita buat sebelumnya. Banyak ditemui kasus, pengguna pemula kurang memperhatikan akun e-mailnya sehingga ketika ada suatu masalah dengan salah satu fasilitas internet, misalnya akun facebooknya bermasalah, kebingungan ketika pihak facebook meminta untuk memberikan akun e-mail untuk mereset password facebook.

Hal-hal yang sebaiknya anda ketahui, terutama pengguna awal internet untuk penanganan e-mail yang efektif seperti kami uraikan berikut :

Permudah mengingat akun e-mail anda

Salah satu cara untuk mempermudah mengingat akun anda adalah membuat e-mail sama seperti nama kita sendiri. Misalnya nama kita wawan kurniawan kita bisa membuat akun e-mail : wawankurniawan@yahoo.com
id-nya adalah : wawankurniawan, penyedia jasa layanan e-mail : yahoo.com, yang jadi masalah adalah tidak boleh ada akun e-mail yang sama dalam satu penyedia jasa email.

Jika nama kita sama dan sudah dipakai oleh orang lain yang sudah mendaftar terlebih dahulu, anda bisa menggunakan jasa layanan e-mail yang lain dengan mencoba menggunakan id yang sama.
Anda bisa mencoba yang gartis : gmail.com, hotmail.com, mail.com, gmx.com dll, atau penyedia jasa email gratis dari Indonesia seperti : mail.telkom.com, mail.eramuslim.com, mail.plasa.com dll, atau anda bisa searching di internet.

Tapi kalau anda tetap ingin membuat akun di yahoo/gmail walaupun nama anda terpakai oleh orang lain anda bisa mengakali dengan menambahkan angka/huruf yang berhubungan atau bisa anda ingat misalnya : wawankurniawanjogja@yahoo.com, wawankurniawan90@gmail.com. Atau anda bisa menggunakan nama usaha anda misalnya baksobaworjogja@yahoo.com dll

Hati-hati mengisikan password e-mail anda

Setelah nama akun email anda dapatkan, hal kedua adalah mengenai kata kunci/password untuk masuk/login ke akun email anda. Sebaiknya isian password juga yang mudah diingat tapi tidak mudah di tebak oleh orang lain misalnya kota+gabungan tanggal lahir anda dan
pacarorang yang istimewa bagi anda, dengan kombinasi huruf besar di awal kata misalnya Jogja1520 dengan J huruf besar.

Untuk keamanan anda, sebaiknya anda juga catat user id dan password di buku catatan anda dengan meng-hidden 2 huruf/kata dari belakang misalnya : user id = wawankurniawanjogja@gmail.com password : Jogja15**, sehingga jika catatan anda pun sampai tertinggal dan terbaca oleh orang lain, hanya anda sendiri yang tahu passwordnya, sama halnya dengan penggantian password harus anda tulis juga pada buku catatan anda apalagi jika anda mempunyai akun email lebih dari satu.

Bedakan password e-mail dengan akun yang lain

Kasus-kasus yang sering terjadi dalam penggunaan layanan internet seperti facebook atau twitter adalah berpindah tangannya pemilik akun dan pemilik akun yang asli tidak bisa berbuat apa-apa untuk mereset password akun facebook misalnya karena e-mailnya juga tidak bisa dibuka.

Pemilik akun  facebook harus hati-hati dengan aplikasi pihak ketiga layanan facebook misalnya game/aplikasi lain yang kurang rekomended. Ketika kita mengikuti suatu aplikasi di facebook yang kadang-kadang kita tidak tahu/tidak sadar mereka juga mencatat password facebook kita, setelah ditelusuri lagi apakah password e-mail sama dengan password facebook kita mereka akan masuk dan mengganti password kita. Kabar baiknya layanan gmail.com memberikan opsi setting reset password menggunakan nomor handphone kita, lebih memberikan rasa aman kepada penggunanya.

Klasifikasikan incoming message dengan folder inbox yang sesuai

Untuk penggunaan yang expert anda perlu sotfware penanganan e-mail yang bisa didapatkan gratis melalui internet misalnya outlook express, tunderbird, zimbra, eudora,IncrediMail dll untuk anda yang bekerja menggunakan komputer tersendiri/pribad, tetapi bagi kita yang mengunakan komputer publik seperti di warnet kita cukup merapikan folder-folder disesuaikan dengan jenis incoming message.

Langkah-langkahnya sebagai berikut :

Gmail :

Klik “more” di menu sebelah kiri >> Create New Label

Anda bisa isikan misalnya facebook atau bisa juga Bisnis Internet dsb

Centang Incoming message dari Facebok – Move to – Facebook

Fasiltas Tambahan dari gmail

Bagi anda yang menggunakan layanan dari Gmail, ada fasilitas yang menandai secara otomatis darimana e-mail berasal yang sudah kita set sebelumnya dengan memanfaat folder seperti cara diatas, kita bisa set dengan warna tertentu.